秘書代行の申し込みは簡単です
私は美容関係の商社の社長です。規模の小さな会社で、もともとは家族経営から長く続くことで規模を大きくしていき、営業も含め10人程度の会社を営んでいます。小さな会社になるので、基本的に社長まわりの仕事は自分でこなしています。複数の事業を展開していることもあり、日々忙しく過ごしています。私が忙しいときは事務にフォローしてもらうこともありますが、人の入れ替わりが多いこともあり秘書代行申し込みを使いたいと考えるようになりました。
■社長まわりの仕事にはどんなものがある？
会社によっても変わってくると思います。美容関係の商社がメインで、他にも不動産やコンサルティング事業などを行っています。そのため、売上や資料作り、顧客とのやり取りはもちろん、社長の出張の手配なども出てきます。ようは、私がスムーズに仕事を行うためにサポートをしてもらうのがメインの役割となります。ある程度気を利かせて先回りしてもらうことも必要ですし、任せた仕事でミスがあれば早急に見直しをしなくてはいけません。ある程度仕事に熟知している人でないと、対応するのが難しいと感じます。社長まわりの仕事は、向上心がありやりがいを感じられる人に向いています。
そのため、過去に何度も募集していますが、慣れてくると辞めてしまい続かない状況が続いていました。教えてやっと任せられるかなと思ったら辞めて再度募集となると、仕事にも影響が出て来てしまいます。あと、募集する費用も決して安いものではないので困っていました。それなら、最初から社員を募集するのではなく、秘書代行に申し込みをして仕事を任せられるのではないかと考え調べるようになりました。
■社長まわりの仕事を秘書代行に申し込む前に
社長まわりの仕事を秘書代行に依頼するうえで、まず社員と話し合う時間も取りました。今までは社員を募集しようと考えていたものの、秘書代行としてサポートしてくれる存在に依頼すると伝えたとき、社員の意見はさまざまでした。外注することに対して不安に思う人もいましたし、それなら社員を雇ったほうが幅広い仕事を依頼できるのでは？という声もありました。また、美容関係の商社になるので需要の高いときは忙しいものの、そのときによってその差が大きいことから秘書代行の申し込みに賛成する意見も。まずは、どんな仕事を任せたいのか、社員からの意見を聞いたうえで話しました。
わが社の方針でもあるのですが、お客様からの窓口として電話対応に力を入れています。実店舗を持っていないこともあり、お客様と直接話をする場所としても考えていたため、電話を外注することで、その機会がなくなってしまうのでは？という声もありました。秘書代行なので完全に電話を任せるのではなく、複数の回線があるなかで1回線を秘書代行に依頼していくという話でまとまりました。新しいサービスを利用するうえで、完全に任せてもいい部分と難しい部分を事前に話し合うことがとても大切だと感じました。私は出張に出ていることが多いので実際に業務にあたる社員が、仕事がしやすいと感じられるかどうかが重要だと考えています。そのため、意見を聞いたうえで秘書代行に依頼できたのは本当に良かったと感じています。
■秘書代行に申し込みしてみた結果
当社は、夏と冬に繁忙期があるのですが、慣れる時間も必要だと感じたので春から導入して、様子を見ることにしました。社長あてにかかってくる電話回線を任せているので、まずは私に時間的な余裕ができたと感じました。また、私宛に届くメールの対応や、ちょっとした入力作業なども秘書代行にお任せすることにしました。会社にいるときは、社員とのミーティングにも時間を避けるようになりました。当初は、私宛の回線だけという話でしたが、顧客からの相談や商品についての問い合わせ以外の受注電話等は、秘書代行に任せるように業務の範囲も変えていきました。
実際に顔を合わせる機会が少ないとしても、仕事を安心して任せられる人がいるのは社員にとっても心の余裕に繋がっているようです。以前よりも会社の雰囲気が明るくなったのを感じますし、本当に良かったと思いました。また、秘書代行の方もその仕事のプロになるので、やりとりもとても丁寧です。折り返しの連絡が必要なときはタイムラグなく届けてくれるので、以前よりもスムーズなやりとりになっていると思います。秘書代行について、私にとっても大変満足しています。
■まとめ
秘書代行の申し込みについては、何を任せるかまずは明確にして社員の意見を聞きつつ決めるのがいいと思います。今まで社員が対応してきた範囲で外注しても問題ない業務と、逆に社員しか対応できない仕事を明確にすることが大切です。そのうえでプロである秘書代行を上手に活用することで、より働きやすい環境をつくって行くことが私たちにとっても重要なことなのだと実感しています。今後も使い続けたいと思っています。
