電話代行サービスは格安のシンフォネットへ

私は、観光地で案内業務をしています。一時はコロナの影響もあり客足も少なく地元の人しか来ない時期もありました。それでも、次第に客足も戻ってくるようになり、今は人手不足の問題に頭を悩ませています。観光地といっても都会ではないので、もともと働いてくれる人も少なく、土日勤務も必須の業界なので、なかなか決まりません。事務所にて、案内業務を受付するスタッフも必要ですが、あまりに人材不足が進んだことで、格安の電話代行サービスを利用したいと考えるようになりました。

■観光業界に電話代行が必要な理由

観光業界は、接客が基本です。そのため、どんなにＩＴ化が進んでも、必ず人手が必要になり、案内を通し現地の人とのコミュニケーションを楽しみにしている人も少なくないのです。また、日本語でのやりとりだけでなく、英語や中国語、韓国語などさまざまな言語での問い合わせに対応していかなくてはいけません。

英語であればなんとなくコミュニケーションがとれるスタッフもいるのですが、他の言語になるとなかなかおらず人員の確保に難航することになりました。

特に、顔を直接合わすことのない電話対応だと言語によっては対応ができません。以前は多言語に対応していたスタッフもいたのですが、結婚を機会に退社してしまいました。そのため、どうにかして多言語に対応できる電話対応スタッフを確保する必要が出てきました。

いろいろな派遣会社にも問い合わせをしましたが、なかなか見つかりませんでした。そこで派遣会社から「格安電話代行に依頼する方法もある」と教えてもらいました。

■多言語対応の電話代行もある

電話代行というと、企業の電話を代わりに対応してくれるサービスです。実際に使ったことはないにしても、耳にしたことはあったのである程度イメージできています。とはいえ、多言語に対応しているイメージがなかったので、正直驚きました。すべての電話対応ではないそうなのですが、英語はもちろん中国語などの言語に対応していて電話対応もしっかりとしてくれるそうです。経験豊富なスタッフが対応してくれますし、土日祝も問題ありません。時差の問題もあるので、営業時間外でも代わりに電話対応をしてくれるスタッフがいると心強いのも事実です。格安の電話代行といっても種類がたくさんありますし、対応しているサービスの範囲も変わってきます。そのため、希望しているサービスと一致しているかどうかを事前に確認しておくのも、大切なのではないかなと思っています。

当初、格安で1,000円以下の電話代行サービスを見つけましたが、英語対応となると追加のオプションとなり高額だったので断念した場所もあります。格安で利用できる条件やいオプション料金も確認しておいたほうがいいなと感じた体験談でもあります。

■実際に電話代行を使ってみて

観光案内の仕事がまた盛り上がりを見せていることもあり、早々に対応を検討して本当に良かったと思っています。まずは1か月のお試しで契約してみて、思いきって電話対応を任せてみることにしました。ちょうどイベントの時期なのもあり準備に追われていて人手不足だったので、電話代行に任せ、都度報告をもらうようにしておきました。

電話対応だけでなく案内の予約を取る作業や、道案内なども柔軟に対応してくれたので、対応できる範囲の広さに驚きました。なかには、道案内がわかりやすく観光地巡りが楽しめたと口コミを書いて下さる方もいるなど、いい評価をいただけたことに安心しました。これなら任せてもいいなと感じたので、お試しから継続して利用しています。

将来的に人材も増やしていかないと案内業務が回らないので、求人はかけていこうと思っています。それでも事務所にいて、お客様からの問い合わせを担当するのは、格安電話代行で十分に対応できる範囲だと思っています。人件費などのコスト削減もできます。

導入したあとのフォロー対応もしっかりとしていて、何かしらのトラブルが起きたときの体制があることも満足できる理由の一つです。実際に使ってみると、こういう意見を反映してほしいとか、改善してほしいなどの希望も出てきます。その都度打ち合わせをしつつ決めていけるので、希望を取り入れてくれます。トラブルが起きたときは、同じことがないように工夫してくれますし、プランの変更も可能です。契約したあとの対応を見ても、かなり手厚いのではないかなと感じます。

■電話代行はこんな人におすすめ

私は観光業界でしたが、他にも活用出来そうだなと思うことがたくさんあります。例えば宿泊施設では、日々たくさんの電話がかかってきます。フロントの方が対応していることもありますし、なかに事務所や本部があるところも少なくありません。それでも、対応しきれない問題もあるので、観光業界との相性もいいのではないかなと感じます。サービスの質も確かなので、評判も安定しますし、上手に活用出来たらいいなと思います。