電話代行の申し込みは簡単です
私は、おもちゃ関係のネットショップを営んでいます。もともとは個人事業主としてスタートしましたが、注文数も増え売上も安定してきたので事務員を雇い、現在は3人で仕事を回しています。あえて事務所を固定せずに、都心部にあるレンタルオフィスに出社して仕事をしています。そのレンタルオフィスに電話番号の貸し出しがあり、会社の問い合わせ先として記載しています。当初は、3人のうち誰かが出るという流れにしていたのですが、仕事が忙しくなり対応しきれず、電話代行の申し込みを検討するようになりました。
■ネットショップが電話代行を申し込みした理由
ネットショップが電話代行の申し込みをしたのは、いくつか理由があります。一つは電話の鳴らない静かなオフィスで仕事がしたいと思ったためです。レンタルオフィスは5人程度まで利用できる広さのものを使っています。それでも、電話が多い日になると、次々にかかってきてしまい、常に誰かが電話をとっている状態になります。レンタルオフィスであることは伝えていないため、他の社員は静かに作業をしなくてはいけなくなります。レンタルオフィスには日々商品が届くこともありますし、返品対応や商品の発注などこちらから発信しなくてはいけない電話もあります。狭い空間ですべてを行うのはちょっと無理があり、電話代行の申し込みを考えるようになりました。
あとは、純粋に忙しかったのも申し込みをした理由です。連休明けや月曜日など電話の応対で午前中の仕事が終わってしまうこともあり、仕事に支障が出る状態に...。そのため、どうにかしないと考えていたのもあります。人を増やすかどうするのかを考えていたときに、電話代行の申し込みという方法があるのを知りました。
■当初は迷った電話代行の申し込み
今でこそ本格的に導入していますが当初は、電話代行を申し込むことに迷いもありました。まわりで電話代行を使っている人もいなかったので「本当に任せて大丈夫なのかな？」と思うところもありました。そのため、ネットで「電話代行」について口コミを調べてみました。どこに依頼するのかによっても変わるようですが、おおむね満足している人が多い事がわかり安心したのを覚えています。電話代行を使って業務の効率化につながったと話す人も多く、これなら私たちが求めていることと一緒だと考えられるようになりました。
最初は1か月程度のお試し期間として短期利用を申し込みするようにしました。その結果で、その後も続けるかどうか社員同士話し合って決めようとなりました。実際に申し込みしてみて、まず電話が鳴らないオフィスがここまで静かなのかと驚きました。誰かが電話対応しているかどうかを確認しつつ作業を行っていましたが、その必要がなくなり自分たちのペースで仕事ができるようになりました。社員同士で話し合いたいときはその場でやりとりもできます。電話が鳴る心配もないので、お昼休みもしっかりと取れるようになったのも大きいと思います。1週間目は違和感を覚えながらも、それぞれの仕事にとってプラスになることが多いなと感じました。2週目以降は、電話が鳴らない分仕事に集中できるようになり、社員のミスが少なくなったと感じました。また、残業が多かった社員も、定時で帰れるようになるなど、社内全体が変わっていくのを実感しました。
1か月を迎えるころには、社員一致で「電話代行を続けるべき」という意見になり、今に続いています。たかが電話対応と思うのではなく、業務の一つひとつを見直すいい機会になったのではないかなと感じています。
■電話代行の申し込みを通しての改善点
電話代行の申し込みをしてみて、改善点について社員と話したことがあります。基本的にはどんな電話があったのか、教えてもらえることもあり不便さは感じていません。電話代行を利用することで多少のコストもかかるので、空いた時間をどう使うのかは改善点として考えるべきだと思います。それぞれの仕事の範囲を広げつつ、事業として成長できるような時間にできたらいいなと感じます。また、お客様の声についても以前よりも意識的に見る機会を増やすようにしています。電話は代行で任せている分、寄せられた口コミのなかで改善点があれば、できるだけ早く取り入れ満足してもらえるような工夫も欠かせません。お客様の声に今まで以上に耳を向けられるようになった点も大きいです。今後も、電話代行でできた余裕を、社員一人ひとりが真剣に考えていけたらと思います。
■まとめ
ネットショップにとって電話代行の申し込みをすることで、今まで以上に業務に向き合う機会が増えたのを実感できています。当初は迷っていた電話代行でしたが、実際にお試し期間を使ってみて導入して良かったと感じています。今後、事業がより大きくなったときに事務員を増やすことはあると思いますが、電話代行サービスは今後も使い続けていきたいと思っています。
