お客様に質問をさせない工夫も必要です。

電話で最低限押さえておきたいなと思っていることの一つに、
お客様に質問をさせないことがあります。
説明不足だったり、言葉足らずになってしまうときちんと伝えているつもりでも
お客様にとって何を伝えたいのかがわかりにくくなってしまいます。
伝えているつもりになっていては、会話が成立しているとはいえませんし
独りよがりの会話になっているに過ぎません。

例えば「営業の田中さんはいらっしゃいますか」とお客様に質問されたとします。
その時「申し訳ございません。営業の田中は外出しております」と伝える人が多いと思います。
確かに無難な返し方にはなるのですが、これではお客様にとっては疑問が残ります。
それなら、何時頃に戻ってくるんだろう？と思い、再度質問をしなくてはいけません。

「営業の田中さんは何時頃に戻ってきますか」と質問したり、
「何時頃なら電話してもよろしいでしょうか」など
お客様側から質問しなくてはいけなくなります。
お客様に質問をさせるのは正しい対応とはいえません。
戻る時間なども最初の電話で伝えておけば、質問する手間も必要なくなります。

ちょっとした心遣いが電話には大切なんだなと感じました。