担当者が不在の理由を伝えなくていいとき

お客様から電話をいただいたものの、担当者が不在なことも珍しくありません。
不在の理由もさまざまで会議中だったりリモートワーク中、出張、外出など
そのときによっても違います。
担当者が電話に出られない理由を説明するケースもあれば、
あえて説明せずに「外出している」「席を外している」と伝えることがあります。

例えば、家族関係の用事を含む私用によるお休みや旅行中、
冠婚葬祭で休んでいるときにその理由を相手に説明するのは失礼になります。
それは社員のプライベートになりますので、
取引先に話してしまうのは正しい電話対応とはいえません。
また、冠婚葬祭でお休みの場合、お客様にも気を遣わせてしまうこともあります。

他にもお昼休みでランチを食べに外出しているときや、
タバコ休憩など戻ってくる時間がある程度わかるものは、
あえて言葉にして伝える必要はありません。
トイレで席を立っているときも同様です。
「社内にはいるのですぐに戻ってくると思います」や
「戻ってきたら折返しご連絡いたしましょうか」と伝えたほうが親切です。

担当者が不在のときの対応についてもマニュアル化しておくと、
誰がでても対応に差がなくなり電話の質もあがるはずですよ。