電話をかけた時は相手の都合を確認する一言を添えましょう

電話対応を難しく感じる理由の一つに、
相手の都合や状況を目で確認できないことにあります。
直接、目の前にいる相手であれば「あ、今忙しそうにしているな」とか、
「もう少し後で話しかけたほうがいいかな」など、配慮することができます。
でも電話だとその姿が見えないからこそ、相手に対して配慮しないと
失礼になってしまうこともあります。
そのためお客様が電話に出たらいきなり用件に入るのではなく、
「今、お話してもよろしいでしょうか」など、
一言、相手に対して配慮する言葉を入れるだけでも電話対応がスムーズになります。

また、お客様側にとっても「親切だな」と感じるので、電話での印象が格段に良くなります。
他にも電話が長くなりそうなときは大体の所要時間も一緒に伝えておきます。
「今お時間よろしいでしょうか」と一緒に、
「少しお電話が長くなる可能性もあり、30分ほどお時間をいただいてもよろしいでしょうか」
と確認しておくと、今話すべきか後にするべきかの判断材料にもなりますね。

相手への都合を確認する一言があるだけでも、電話は格段に変わりますので
お客様に必ず伝えるようにしておきましょう。
お客様のためでもありますし、電話をかける側にとっても
時間を有効的に使えるようになるはずです。