電話では情報を曖昧にしないようにしましょう。

電話ではお客様の顔が見えないからこそ、しっかりと聴き取れなかったことや
あいまいになってしまいそうなことは、お互いが認識するまで確認する必要があります。
例えばお客様の名前もその一つで
「お名前の漢字を教えていただいてもよろしいでしょうか？」
と聞いたにも関わらず、聞いた漢字を思い出せずになんとなくで
お客様の情報を登録してしまう人もいます。

お客様の名前を間違えるのは失礼になってしまいますし、
クレームにつながるときもあります。
お客様に対して宣伝や案のお手紙を送ったときに、
間違った名前で届けば一気に印象も悪くなってしまいます。
もしお客様から伝えてもらった名前の漢字がわからないときも、
「申し訳ございません。お名前をもう一度確認してもよろしいでしょうか？」
と確認したうえで、再度復唱し、間違いのないように気を付けなくてはいけません。

もし、うまく聞こえなかった場合は
「恐れ入りますが、少々お電話が遠いようなのでもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」
と確認します。
情報を中途半端にしてしまうことのないように、十分に気を付けて対応したいと思います。
言い回しなど伝え方次第でお客様にも不快感を与えることはなくなりますよ。