電話はいつかかってくるかわからないので常にメモの準備をしておきましょう
電話対応が苦手な人のなかには
「いつ電話がかかってくるかわからない」
「電話のコール音が鳴ると胸がドキッとして緊張してしまう...」
などの声を聞くこともあります。
確かに電話専門のコールセンターの仕事でもない限り、
いつ電話がかかってくるかはわかりませんし、
切り目が悪いときなど電話に出るのを慌ててしまうこともあります。
相手の顔が見えない電話対応といえども、今バタバタしているなとか、
忙しそうだなというのはお客様にも伝わります。
ときにはお客様のほうが気を遣ってしまい、
「お忙しい時間帯に申し訳ございません。」などの言葉を言わせてしまうことも。
繁忙期でバタバタしているならまだしも、
電話がかかってきてメモやペンがどこにあるのかわからずに
バタバタしているのはお客様には知られたくないものですよね。
だからこそ、電話対応で必要になるメモやペンはいつでも電話の横に置いておき、
必要なときにすぐに出せる準備をしておかなくてはいけません。
仕事中はいつ電話がかかってくるのかわからないからこそ、
準備は徹底しておくことで電話中のミスを防ぐことにもつながります。
ちょっとした心掛け次第で電話対応の質の向上にもつながっていくのだと思います。
