折返しの電話のマナーは把握しておきましょう
電話対応の業務につくようになると、電話を発信するだけでなく、
折返しの電話をすることが必要なときもあります。
折返しとは自分が席を外しているときに、お客様からお電話をいただき、
そのことで自分から連絡をすることです。
ただ折返しの連絡をすればいいと思っている人もいるのですが、
折返しの連絡ほどお客様に配慮しなくてはいけないこともありません。
まず、電話に出られなかったことに対して
お詫びの言葉をお客様に伝えなくてはいけません。
そのうえで話の本題に入っていくのがマナーです。
このお詫びの言葉がないまま、いきなり話をはじめてしまうと、
お客様にとっても不快な気持ちになりますね。
また、折り返す電話の時間帯も考慮するのを忘れてはいけません。
電話で連絡を頂いている以上、もしかしたら急ぎの用件かもしれません。
そのためよっぽど急ぎの用件がない限りは
なるべく早く返すのが基本となります。
しかし、折返しの電話をする時間帯は、席を外す事が多い
お昼休みの前後や就業時間開始、就業時間終了間際の場合は、
翌日にする判断も必要です。
