電話をかける前に伝えたい用件をまとめておきましょう
電話対応の仕事をしていると、ついやってしまうのは
「電話をかけたのに用件を伝えるのを忘れていた」なんてことだと思います。
何度もロールプレイをして落ち着いて対応できていたはずなのに、
いざ話し始めるとお客様との会話に集中してしまい
用件を忘れてしまうことは、ベテランの電話スタッフでもよくあることです。
それだけ電話対応に集中できている証拠でもあるのですが、
何度も電話をかけ直すことになりお客様にも迷惑がかかってしまいます。
これを防ぐには、電話をかける前に、
あらかじめ伝えたい用件を箇条書きにしてまとめておくこと。
文章を読むのが苦手な人は、ただ文章の羅列をするだけだと
電話で何を書いたのか読み解く時間がかかってしまい、逆効果になります。
どんな人でも伝えたいことの1つや2つを忘れてしまうことは誰にだってあることです。
だからこそ忘れない工夫をすることが電話でのミスを防ぐことにつながります。
電話をかける前に箇条書きでまとめる分手間もかかるかもしれませんが、
慣れると簡単にまとめやすくなります。
電話では思い通りにいかないこともありますし、
予想外に質問されてしまい手順通りにならないこともありますので、
箇条書きのメモで伝える用件を忘れない工夫をしておきたいと思いました。
