取り次いだ電話のメモはすぐに担当者のデスクにおきましょう。
お客様から電話をただいたものの、担当者が別の電話に出ていた、
あるいは不在のときに代わりに伝言を聞き担当者に取次を行うことがあります。
取次作業も大切な業務の一つですが、
電話を終えてから伝言メモを整理して
担当者に渡すのを後回しにしてしまうことがあります。
例えば目の前のすぐにやらなければならない仕事に追われていて、
慌てて取った電話が別の担当者あてのもので伝言を聞きメモを取ったものの、
すぐに自分の仕事に戻ってしまいそのまま伝言メモを渡し忘れてしまった、
なんて事態が起きてしまうことがあります。
担当者宛の伝言メモは、何よりも最優先で担当者の机に置きに行きます。
どんなに時間に追われてしまっているとしても、
後回しにしてしまうと、伝え忘れのトラブルが起きてしまうので
早めに届けに行くようにします。
またメモを置いたから終わりではなく、席を外していた担当者が戻り次第、
口頭でも伝えてあげるとより親切な対応になります。
どんな仕事でも最後まで責任を持って対応すること、
たとえメモ1つだとしてもお客様からの大切な用件を預かっている立場になります。
お客様は信頼しているからこそ伝言をお願いしているのです。
伝言は担当者に確かに伝えること、メモは最優先で届けるようにして
ミスの原因を減らしていきたいと思います。
