取り次がれた電話を間違えてしまった時は
会社によっては複数の回線があり、転送ボタンを押して電話に出るのですが
その転送ボタンを押し間違えて違う電話に出てしまったことがあります。
取り次いでもらった電話に対して「お電話代わりました、◯◯です」と出る予定が、
別の担当者宛の電話を取ってしまい、恥ずかしいやらびっくりするやら。
電話の取り間違いは、初心者のうちはもちろん、
電話に慣れてきてからも意外と起こりやすいものです。
電話を取って名乗った瞬間に「え、△△さんじゃないの？」と聞かれ、
頭の中が真っ白になってしまうこともあります。
このときの対応としては、
まずはお客様に迷惑がかかっているので謝罪をすること、
取り次がれた電話を間違えてしまったことを正直に伝える必要があります。
言い訳をしたり無言のまま保留にするなど
お客様が不快に感じるような態度は取らないように注意してください。
お客様への伝え方としては
「申し訳ございません。間違えて別の電話を取ってしまいました。
担当者にお繋ぎしますので、もう一度お名前をいただけますでしょうか」
と丁寧にお詫びをし希望の相手につなげるようにします。
気持ちのこもった謝罪ができていれば気持ちも伝わります。
電話の取り間違えをしてしまったときは、
早急に本来の担当者に繋ぎお客様に負担をかけないようにしたいと思います。
