担当者が不在の時はいつ戻ってくるのかをお伝えしましょう

取引先やお客様から、担当者あてに電話がかかってきたものの、
席を外していた、社外に出ているなどで担当者がいなかったときは
担当者への電話の取次が必要になります。
「申し訳ございません。ただいま◯◯は外出しております」と伝えると、
電話のお客様の声のトーンが一気に下がったのがわかって、
余計に慌ててしまうこともあります。

取次に関しては余計なことを言わないのは基本です。
それが社内の大切な情報を外部に漏らしてしまうことになるかもしれません。
電話の取次でお客様が一番知りたいことはなんだと思いますか。
担当者が「どこに行っているのか」などはどうでもいいことで、
重要なのは「いつ戻るのか」です。
いつ電話をすれば、担当者が会社にいて連絡が取れるのか、
いつ返事がもらえるのかなど、時間を知りたいと思っています。
そのためここを伝え忘れてしまうと、電話対応としては意味がないのです。

「ただいま◯◯は外出しております。
17時頃には戻ると思いますがこちらから折り返しご連絡いたしますか」
こういった答えがほしいのです。
会議中だとか、休憩中でお昼を食べに行っているのはどうでもいいことで、
あえて伝える必要はありません。
お客様が何を知りたいのか？
お客様の立場になって考えると自ずと答えが出てきます。