電話をかけるときは相手が不在だったときの事も想定しておきましょう

電話の仕事はお客様あってのものなので、
実際に電話を掛けてみないとどんな展開になるかはわかりません。
勇気を出して電話をかけてみたけれど、お客様が不在で
本人に直接用件を伝えられなかったこともあると思います。

お電話をかけて、お客様が不在だった場合、
電話に出てくれた方に伝言をお願いするなど
どんな対応をすればいいのか決めていないと、
予想外の展開に慌ててしまう人もいると思います。
例えば「○○はただいま外出しております」
と言われてしまい、伝えることがあるのに
「あ、そうですか...またかけなおします」
と言葉をつなぐのが精一杯になってしまうこともあります。

例えば不在なら「何時頃に戻られますか？」と時間を確認する、
あるいは「伝言をお願いしてもよろしいでしょうか？」と
電話に出てくれた方に用件を伝えたりする事もあると思います。
それをしないで、ただ電話を切ってしまうのは
親切な電話対応とはいえませんよね。

電話をかける前にどんな事態が考えられるのか
相手が不在時の可能性も考えておくようにして、
メモを用意しておくと、慌ててしまうことがなくなります。
電話は電話に出た方の時間をいただくことになるので、
緊張して必要な事が伝えられなくなってしまうことのないように
注意したいと思います。