担当者の帰社時間がはっきりわからないときは

お客様から電話をいただいた担当者が不在だったとき、戻ってくる時間がわかれば
「申し訳ございません。◯◯は外出中でして16：00頃帰社予定となります。
戻り次第こちらからお電話いたしますか？」
と具体的な時間をお客様に伝えた方が親切な電話対応になります。

でも、たまに担当者が何時に戻ってくるのか確認できず、
部署の人に聞いてみても「いつになるかわからない」と言われてしまい
お客様に具体的な時間をお伝えできない場合もあります。
だからといって、勝手に時間を決めてお客様に伝えてしまうと
その時間には折り返してもらえると思ってしまうので
確認できていない時間を伝えてはいけません。

そんなときは、
「大変お待たせしております。申し訳ございません。◯◯は外出しておりまして、
帰社時間がはっきりとわからない状況です。戻り次第こちらからお電話いたしますか？」
と確認するようにします。
お客様によって、それなら別の日にこちらからかけますと言ってくださる場合もあれば、
戻り次第でいいので電話をくださいとおっしゃる場合もあります。

いずれにしてもお客様の要望に答えることができないので、
丁寧な対応を心がけることはもちろん、
「ありがとうございます」と感謝の気持ちを伝えます。

お客様に伝えていいこととそうでないことで迷うこともありますが、
わからないことは、その旨を伝えたうえで
お客様に対して失礼にならないように対応したいと思います。