お客様の電話は必ず復唱しましょう

電話対応で「復唱」はとても重要です。電話対応を始めたばかりの頃は、
「お客様が話した内容を復唱するのは、面倒だと思われてしまうのでは？」
と思っていました。
実際に電話対応をしていると時間がない中、連絡してくださる人もいて、
こちらが復唱する前に早々に電話を切ってしまう人もいます。
お客様にとって電話の用件も違えば、電話をかけてくる状況も違います。
もし復唱をする前に電話が切れてしまった場合は、
わざわざ折り返して確認する必要はありません。

しかし、もしも自分がお客様から聞いた内容と、
お客様が伝えたかった内容が異なっていた場合、、
手間がかかったり、ご迷惑をかけてしまう場合もあります。
例えば担当者に電話をつなぐ時に
「◯◯会社の△△様よりお電話です」とつないだはずが、
別の会社の△△様だったなんてことがあればとても失礼ですし
そこから別の担当者に電話をつないだり資料を確認したりと
お客様にも迷惑がかかってしまいます。

お客様のお名前・ご連絡先などはもちろん、
約束した時間など誤解が生じた時に困るような内容の場合は、
必ず復唱して確認するようにしましょう。
復唱がきちんとできている会社は「丁寧な電話対応ができているな」と
好印象を持ってもらうことにもつながると思います。