電話でメモをとる時のポイントを抑えるようにしたいです。

電話に出たときに、別の担当者宛にかかってきた電話を取ることもあると思います。
そんな時は、担当者にしっかりと伝わるようなメモを作るように心掛けることが大切だと思います。

私は今まで「お客様から電話があったことが伝わればいいのでは？」と思い、
あまり内容を重視した電話メモを作っていませんでした。
そのため、メモを渡すと「もう少し詳しく教えてもらえますか？」と聞かれることもあって、
電話メモのポイントについて考えるようになりました。

自分宛ではない電話に出た場合、本来の担当の方に正確に情報を伝えることが
代わりに電話に出たあなたの責任でもあります。
それがわかっていないと、伝わらないメモを作る時間も、
担当者がお客様に確認する時間もかかってしまい、効率が落ちてしまいます。
そんな私が注意したのは以下のポイントです。

・5W1H、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」
「Why（なぜ）」「How（どうやって）」を意識してメモを取ってみる。
・電話口で内容を必ず復唱する。
・メモは箇条書きにして読みやすいものを心掛ける。

などのポイントに注意してみました。
そのうえでメモを置いたことを担当者に直接伝えるようにしてみたところ、
メモだけでも十分に伝わったようで、上司からも褒められるようになりました。
メモは「メモを読んだ人に正確に伝えること」がいかに重要かを実感しました。