折返しの電話対応で失敗しないコツ

毎日の電話対応で、マニュアル以外のイレギュラーな対応を求められることもあります。
例えば、担当者より「折り返し電話をするから伝言は極力聞いてください」と指示があったけど、
お電話口の相手に「○○さんと直接お話がしたいので」と断られてしまった、
お名前を聞いたけれど教えてくれなかった、お名前を聞くのを忘れてしまった、など
電話ならではのトラブルは必ずあります。

毎日、電話に出ていると、営業さんや上司宛の電話で、
外出していたり、電話中だったりで折り返しの対応にすることは頻繁にあります。
お電話を折り返しにする時は、必ず相手に確認しなくてはいけないことをメモに残しておき、
すぐにメモを取れるようにメモ用紙を手元に置いておくなどして対応できるようにしましょう。

例えば「相手の名前を聞く」「伝言は再度復唱する」などちょっとした工夫で
折り返し電話を失敗せずに受けることもできます。
自分宛ての電話ではないからと適当な対応をすることがないように気を付けましょう。

また、自分が折り返しにお客様に電話をかける事もあるかもしれません。
先輩などの対応をみて、自分がその時になっても慌てずできるように練習しておきましょう。