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私の実家は、建築業を営んでいます。地域密着型として、長年地域の方を中心にご依頼を受けながら生活しています。ただ、近年建築業は人手不足の傾向にあります。実家でも人員の確保が難しくなり、私も本業で別の仕事をしながら、休みの日には実家を手伝いにいくようにしています。ただ、時間的にも厳しくこのまま続けるのは無理があるのではないかと考えるようになりました。そこで、格安の電話秘書代行の利用を考えるようになったのです。

■建築業界が抱えている問題とは

建築業界といえば、生活するためにもなくてはならない仕事だと思っています。以前は職人さんもたくさんいて、現場に出ておらず社内が忙しいときは手伝ってくれるなど、お互いに助け合いながら会社を成り立たせてきました。

それでも、建築業で深刻な人手不足になってしまい、労働人口が足りない問題が起きています。2025年には建築業の労働人口が約90万人不足すると予測されています。こうした問題もあり、今から豊富な人員を確保するというのが、難しいともいわれています。

この原因の背景に高齢化が進んでいるのもあると思います。建築業というと、高所での作業もありますし、屋外で夏は暑く、冬は寒い過酷な印象を持っている人も少なくありません。

また、建築業は給料が高いと思われがちですが、仕事の割合を考えると決していいわけではありません。建築業の需要は高まり、仕事も増えているため、今後も仕事量は増えていきそうです。高齢の母がメインで回していることもあり、事務所の作業をもう少し簡素化し、少人数でも確実に回せるようにしたいと考えるようになりました。

■格安の電話秘書代行を利用したいと考えた理由

建築業界の多くで事務所と呼ばれるところがあり、お客様との電話のやりとりや請求書の発行、売上入力などすべての業務を少人数で行っています。

もともとは5人体制で回していましたが、事務員の高齢化が進んでいることもありますし、現在は3人で回すように。建築業界の需要が高まり、昔よりも求められることが複雑になっていると感じます。例えば、今月だとインボイスの対応もありますし、今までの作業量よりも断然やることが増えています。

社内の人間だけで回したいと思っても、電話対応で半日とられてしまうこともあります。残業をしてどうにか回すこともあります。時には職人さんに負担がかかってしまうこともあり、できるだけ安心して現場に出てほしいと思っています。

電話対応でバタバタしている姿を見せたくないという気持ちもあります。こうした現状を改善するためには、外注など人手が必要だと考えました。同じように建築業を営んでいる知り合いから電話秘書代行というサービスがあるのを聞き使ってみたいと考えました。

■格安の電話秘書代行にお任せしたいこと

格安の電話代行もあると聞き、当初は迷いました。ただ、事務所宛にかかってくる電話に出てもらえればいいのでは？という意見もあったので、両方をお試しで使ってみることにしました。いずれもマニュアルを渡していること、会社の人間として対応してくれます。

そのため、電話代行だとか、電話秘書代行であると気づかれる心配もありません。お試しで使っていた期間、1日5件以上の電話が平均してかかっていましたが気付く方はいませんでした。実際に利用してみて、電話代行でも十分だなと思ったのですが、電話以外の業務も任せたいと考えるようになり、電話秘書代行に決めました。

電話がかかってくれば、メールで内容を教えてくれるので取りこぼしもありません。電話対応をお任せすることで、実際に現場にいる社員しかできない仕事に集中できます。例えば月末に請求書の発行をしているときや、給与計算のときに電話対応をしてしまうと、作業が途中になってしまいます。そのため、電話のことを気にせずに、自分の仕事に集中できるようになります。人数も少なく、人手不足の業界だからこそ負担を減らせるのが最適です。

■電話秘書代行を使ってみた感想

電話秘書代行は、実際に使ってみて本当に良かったと思っています。たかが電話対応と思われがちですが、事務所の仕事は思っている以上に忙しいので社員の負担も減らせます。バタバタとした時間を過ごすこともなくなるので、お互いの負担も減らせます。私も休みのたびに足を運んでいましたが、行く頻度が減らせるようになり精神的な負担も減っています。電話秘書代行は、使った分だけの契約になるので費用も無駄になりません。社員の人数が少ない会社にとっても、欠かせないようなサービスだと感じています。

電話秘書代行というと、一見、建設業界とは関係ないものだと思われがちですが、電話対応が必要なサービスであれば十分に必要な機能だと思います。依頼先によっても、電話代行や電話秘書代行などの呼び方も変わってくるそうです。事前にどんなサービスができるかどうかを確認しておくといいと思います。